اللجان، أنواعها وواجباتها

اللجان، أنواعها وواجباتها

 لقد سبق وأن ذكرت بأن العمل في المنظمات الرياضية هو مسؤولية جماعية وشمولية ولهذا تعد اللجان وسيلة لتطبيق مبدأ الشمولية والعدالة شرط أن يكون اختيار الأعضاء صائبا ومقتصرا على من يتميزون بكفاءة في اختصاص اللجنة.  ولا ننسى أن العمل في المنظمة عمل طوعي ولا يمكن لآي مكتب تنفيذي أن ينجز كافة واجبات المنظمة التي تقع ضمن توصيف عمل المكتب التنفيذي لوحده ولا يمكن أن يتميز أعضاء المكتب بالكفاءات اللازمة لذا يلجأ إلى تشكيل اللجان.

من الذي يشكل اللجان؟

• يشكل المكتب التنفيذي لجان خاصة له حيث تكلف هذه اللجان بأعمال معينة هدفها مساعدة المكتب التنفيذي في عمله وتقم التقارير له، وعادة تشكل كل لجنة من عضوين على الأقل من بين أعضاء المكتب التنفيذي الذين يتمتعون بالمعرفة والدراية بموضوع اللجنة والأعضاء الآخرين يأتون من خارج هيكلية المنظمة من لهم الكفاءة والدراية بموضوع اللجنة والراغبين في العمل الطوعي في المنظمة ولا ينصح أن يكون عضو في المكتب التنفيذي عضوا في أكثر من لجنتين.  كما يضم إلى عضوية اللجنة احد الكوادر الإدارية من بين الموظفين للعمل بصفة مقرر للجنة ويتابع كافة الأمور الإدارية والتعبوية (لوجستية) لها. يتم اختيار أعضاء اللجنة أما من قبل المكتب أو رئيسه ولكن عادة يسمي رئيس المكتب التنفيذي رئيس اللجنة. ولابد و أن أذكر أن عضو المكتب التنفيذي يجب أن لا يتصرف بصفته عضو مكتب وأن لا يتكلم باسم المكتب أو أن يناوب عنه إنما عليه أن يعتبر نفسه عضو حاله من حال الأعضاء الآخرين، تقدم اللجنة تقارير دورية في فترات محددة إلى المكتب التنفيذي حسب خطة عمل موضوعة في وقت مسبق.

• يشكل المدير التنفيذي لجان خاصة من بين موظفيه لأجل انجاز واجبات محددة وتكون مسئولة أمامه.

أنواع اللجان

هناك ثلاثة أنواع من اللجان التي تشكل في المنظمات غير الربحية وهي لجان دائمة ولجان مؤقتة ولجان استشارية وأن اللجان التي تشكل للعمل مع المكتب التنفيذي تكون أما مدونة في اللوائح الداخلية وبذلك يكون تشكيلها إجباري أو أن يقوم المكتب التنفيذي (مجلس الإدارة) بتشكيلها حسب حاجته إليها.  وفي الحالتين يجب أن يكون هناك وصف دقيق لعمل اللجنة ومهامها ومسؤولياتها كما يتضمن ذلك موعد التشكيل وموعد الانتهاء وعدد الاجتماعات المطلوبة، ويتم اختيار أعضاء اللجان من قبل المكتب التنفيذي أو يقوم بتسميتهم رئيس المكتب التنفيذي ولكن في الحالتين يسمي رئيس المكتب رئيس كل لجنة كما وينصح أن يكون عضوان من أعضاء المكتب التنفيذي على الأقل من ضمن أعضاء اللجان التي يقوم المكتب التنفيذي ولكن لا يجب أن يكون عضو المكتب التنفيذي عضوا في أكثر من لجنتين. ويتم اختيار أعضاء اللجان من بين أعضاء المنظمة أو حتى من خارجها وكما هي العادة في المنظمات الرياضة يكون العمل في اللجان بدون أي اجر على أن تتحمل المنظمة أعباء تنظيم الاجتماع وتوفير مستلزمات نقل الأعضاء وإقامتهم ن تطلب الأمر ذلك. ولأجل اتخاذ هذه الإجراءات الإدارية يعين المدير التنفيذي احد الموظفين عضوا في اللجنة ويعمل كمقرر لها. لكن النقطة المهمة هنا هي إن عضو المكتب التنفيذي يجب أن يتناسى دوره في المكتب ولا يستخدم موقعه في المكتب في فرض آراءه على الأعضاء الآخرين لأنه في اللجنة هو عضو كأي عضو آخر له نفس المهام والواجبات يخضع لنفس الإجراءات.  هذه نقطة مهمة لأن فشل عمل اللجان يكون في اغلب الأحيان سببه تصرفات أعضاء المكتب الذين هم أعضاء في اللجنة وخاصة عندما يبدؤون الحديث باسم لمكتب التنفيذي لو رئيسه.

بعض النصائح حول تشكيل اللجان

تشكيل اللجان بالصورة الصحيحة يمكن أن يساعد في التخفيف عن أعباء المكتب التنفيذي لأي منظمة ويمكن أيضا أن تكون اللجنة عبئ على المكتب التنفيذي وتؤدي إلى فشله في أداء واجباته ولذا فأن المهارة في تشكيل أي لجنة ستؤدي أما إلى نجاح المكتب التنفيذ أو فشله في الموضوع المحدد.

الأمر المهم في تشكيل أي لجنة هو أن يوضع لها خارطة طريق لعملها وعمل أعضائها وطبيعة العمل فيها مسبقا وبشكل مكتوب ليكون مرجع لها في عملها.

هذا ويمكن تحديد اللجان التي تعد لجان دائمة أو مؤقتة بالرجوع إلى اللجنة الاولمبية الدولية والاتحادات الرياضية الدولية ومن ثم تشكيل اللجان على وفق ذلك. ولا ننسى أن تشكيل أي لجنة لا يعني شيء ما لم يهيأ لها سبل النجاح وخارطة عمل ومن ثم الإطلاع على تقاريرها بشكل جدي والعمل وفقها واللجان يمكن أن تساهم في إنجاح مسيرة المنظمة إذا اتخذ عملها بجدية من قبل أعضاء المكتب التنفيذي.