المكتبة الرياضية الشاملة - https://www.sport.ta4a.us/

المكتبة الرياضية الشاملة-

 


    اللجان، أنواعها وواجباتها

    قسم : العلوم الإنسانية / الإدارة الرياضية والترويح الكاتب: Tamer El-Dawoody تاریخ ارسال : 10 ديسمبر 2013 مشاهدة:13 470 شكوى

     

     

    اللجان، أنواعها وواجباتها

    د. تيرس عوديشو

    جزء مكمل لهيكلية أي منظمة هي اللجان والتي تشكل من قبل المكتب التنفيذي للمنظمة والتي تقوم بمساعدة المكتب التنفيذي وتلك التي تشكل من قبل الإدارة والتي تقوم بمساعدة المدير التنفيذي في بعض واجباته، ولكن غالبا ما نسمع بأن المنظمة التي ترغب في طمر قضية معينة تشكل لجنة لمعالجة هذه القضية. ولكن في الواقع اللجان عنصر أساسي في نجاح عمل أي منظمة بشرط أن تتوافر لديها مقومات النجاح وخارطة طريق لعملها.

     

     لقد سبق وأن ذكرت بأن العمل في المنظمات الرياضية هو مسؤولية جماعية وشمولية ولهذا تعد اللجان وسيلة لتطبيق مبدأ الشمولية والعدالة شرط أن يكون اختيار الأعضاء صائبا ومقتصرا على من يتميزون بكفاءة في اختصاص اللجنة.  ولا ننسى أن العمل في المنظمة عمل طوعي ولا يمكن لآي مكتب تنفيذي أن ينجز كافة واجبات المنظمة التي تقع ضمن توصيف عمل المكتب التنفيذي لوحده ولا يمكن أن يتميز أعضاء المكتب بالكفاءات اللازمة لذا يلجأ إلى تشكيل اللجان.

    من الذي يشكل اللجان؟

    يمكن أن يشكل كل هيكل من هياكل المنظمة لجان خاصة له وهي تختلف عن بعضها في طبيعة العمل وأهداف اللجنة ومن وتشكيلها وهكذا: 
    • تشكل الهيئة العامة لجان خلال فترة انعقاد اجتماع الهيئة العامة وتختار الأعضاء من بين عضوية الهيئة العامة وعن طريق الترشيح والتصويت عليهم وتكون هذه اللجان مؤقتة وتكلف بعمل واحد فقط وتنجزه في فترة انعقاد اجتماع الهيئة العامة وتقدم تقريرها لها في الجلسة التي تليها. من بين ابرز هذه اللجان لجنة مراجعة الميزانية والتدقيق المالي (التقرير المالي) ولجنة مراجعة التقرير الإداري وهما تقريران مهمان يقدمهما المكتب التنفيذي للهيئة العامة في اجتماعها السنوي و الاستثنائي. يؤخذ القرار بالتصويت على التقرير المالي والإداري بعد الاستماع إلى تقرير اللجنة وتوصيتها.

    • يشكل المكتب التنفيذي لجان خاصة له حيث تكلف هذه اللجان بأعمال معينة هدفها مساعدة المكتب التنفيذي في عمله وتقم التقارير له، وعادة تشكل كل لجنة من عضوين على الأقل من بين أعضاء المكتب التنفيذي الذين يتمتعون بالمعرفة والدراية بموضوع اللجنة والأعضاء الآخرين يأتون من خارج هيكلية المنظمة من لهم الكفاءة والدراية بموضوع اللجنة والراغبين في العمل الطوعي في المنظمة ولا ينصح أن يكون عضو في المكتب التنفيذي عضوا في أكثر من لجنتين.  كما يضم إلى عضوية اللجنة احد الكوادر الإدارية من بين الموظفين للعمل بصفة مقرر للجنة ويتابع كافة الأمور الإدارية والتعبوية (لوجستية) لها. يتم اختيار أعضاء اللجنة أما من قبل المكتب أو رئيسه ولكن عادة يسمي رئيس المكتب التنفيذي رئيس اللجنة. ولابد و أن أذكر أن عضو المكتب التنفيذي يجب أن لا يتصرف بصفته عضو مكتب وأن لا يتكلم باسم المكتب أو أن يناوب عنه إنما عليه أن يعتبر نفسه عضو حاله من حال الأعضاء الآخرين، تقدم اللجنة تقارير دورية في فترات محددة إلى المكتب التنفيذي حسب خطة عمل موضوعة في وقت مسبق.

    • يشكل المدير التنفيذي لجان خاصة من بين موظفيه لأجل انجاز واجبات محددة وتكون مسئولة أمامه.

    أنواع اللجان

    هناك ثلاثة أنواع من اللجان التي تشكل في المنظمات غير الربحية وهي لجان دائمة ولجان مؤقتة ولجان استشارية وأن اللجان التي تشكل للعمل مع المكتب التنفيذي تكون أما مدونة في اللوائح الداخلية وبذلك يكون تشكيلها إجباري أو أن يقوم المكتب التنفيذي (مجلس الإدارة) بتشكيلها حسب حاجته إليها.  وفي الحالتين يجب أن يكون هناك وصف دقيق لعمل اللجنة ومهامها ومسؤولياتها كما يتضمن ذلك موعد التشكيل وموعد الانتهاء وعدد الاجتماعات المطلوبة، ويتم اختيار أعضاء اللجان من قبل المكتب التنفيذي أو يقوم بتسميتهم رئيس المكتب التنفيذي ولكن في الحالتين يسمي رئيس المكتب رئيس كل لجنة كما وينصح أن يكون عضوان من أعضاء المكتب التنفيذي على الأقل من ضمن أعضاء اللجان التي يقوم المكتب التنفيذي ولكن لا يجب أن يكون عضو المكتب التنفيذي عضوا في أكثر من لجنتين. ويتم اختيار أعضاء اللجان من بين أعضاء المنظمة أو حتى من خارجها وكما هي العادة في المنظمات الرياضة يكون العمل في اللجان بدون أي اجر على أن تتحمل المنظمة أعباء تنظيم الاجتماع وتوفير مستلزمات نقل الأعضاء وإقامتهم ن تطلب الأمر ذلك. ولأجل اتخاذ هذه الإجراءات الإدارية يعين المدير التنفيذي احد الموظفين عضوا في اللجنة ويعمل كمقرر لها. لكن النقطة المهمة هنا هي إن عضو المكتب التنفيذي يجب أن يتناسى دوره في المكتب ولا يستخدم موقعه في المكتب في فرض آراءه على الأعضاء الآخرين لأنه في اللجنة هو عضو كأي عضو آخر له نفس المهام والواجبات يخضع لنفس الإجراءات.  هذه نقطة مهمة لأن فشل عمل اللجان يكون في اغلب الأحيان سببه تصرفات أعضاء المكتب الذين هم أعضاء في اللجنة وخاصة عندما يبدؤون الحديث باسم لمكتب التنفيذي لو رئيسه.

    هدف اللجان
    أن هدف أي لجنة في المنظمة هو تهيئة القاعدة المعرفية التي تسهل اتخاذ القرار المناسب من قبل الهيكلية الأعلى التي شكلت اللجنة مثل اللجان التي يشكلها المكتب التنفيذي تقدم تقريرها إلى المكتب التنفيذي والتي تشكل من قبل الهيئة العامة إلى الهيئة العامة ومن قبل المدير التنفيذي إلى المدير التنفيذي. واللجان على ثلاثة أشكال وهي اللجان الدائمة واللجان الاستشارية واللجان المؤقتة.  
    1. لجان دائمة وتكون عادة مذكورة ضمن اللوائح الداخلية أو يشكلها المكتب التنفيذي.  تتحدد فترة اللجان الدائمة بفترة الدورة الانتخابية وتجتمع عادة مرتين في السنة على أكثر تقدير.  
    2. لجان مؤقتة وتشكل لأجل معالجة مهمة مخصصة تتحدد بفترة محددة وهذه اللجان أخذت تلاقي اهتماما متزايد من قل المنظمات الرياضية لأنها ل تكون رتيبة ويحافظ العضو على اندفاعه وتحفيزه لممارسة العمل الطوعي.
    3. لجان استشارية تشكل لتقديم المشورة حول موضوع واحد محدد وهي بطبيعة وصفها لجان مؤقتة وتتكون من أعضاء من ذوي اختصاص معين ومن خارج المنظمة.  

    بعض النصائح حول تشكيل اللجان

    • اللجوء إلى تشكيل اللجان المؤقتة كلما كان ذلك ممكنا
    • عدم اقتصار عضوية اللجان على أعضاء المكتب التنفيذي ويجب إضافة آخرين إلى العضوية.
    • أن يكون هناك سبب خاص ومحدد لتشكيل أي لجنة. 
    • يجب أن تقدم الجنة تقاريرها حسب مواعيد مثبتة مسبقا حتى يبقى المكتب التنفيذي على اطلاع مستمر في ما تعمله اللجنة.
    • قبل تشكيل أي لجنة لابد من وضع أطار عملها وتحديد مسؤولياتها وسلطاتها وجدول زمني لعملها ومواعيد تقديم التقارير.

    تشكيل اللجان بالصورة الصحيحة يمكن أن يساعد في التخفيف عن أعباء المكتب التنفيذي لأي منظمة ويمكن أيضا أن تكون اللجنة عبئ على المكتب التنفيذي وتؤدي إلى فشله في أداء واجباته ولذا فأن المهارة في تشكيل أي لجنة ستؤدي أما إلى نجاح المكتب التنفيذ أو فشله في الموضوع المحدد.


    عند تشكيل أي لجنة يتطلب:
    • أن يكون لها اسم محدد تعرف بيه
    • وصف للغرض من تشكيل اللجنة
    • الأهداف ألتي تسعى إلى تحقيقها اللجنة والنتائج القابلة للقياس في أداءها.
    • أعضاء اللجنة وعلاقتهم مع بعضهم.
    • وضع مواعيد تقديم التقارير المرحلية والتقرير النهائي.

    الأمر المهم في تشكيل أي لجنة هو أن يوضع لها خارطة طريق لعملها وعمل أعضائها وطبيعة العمل فيها مسبقا وبشكل مكتوب ليكون مرجع لها في عملها.

    فوائد اللجان: 
    • أفضل وسيلة لاستغلال إمكانيات أعضاء المكتب التنفيذي ووضعها في خدمة المنظمة.
    • توفر فرصة لأعضاء المكتب التنفيذي كافة لإظهار مواهبهم وقدراتهم في العمل.
    • وسيلة لجعل المكتب أكثر شمولية عن طريق منح لفرصة ي المشاركة في قيادة المنظمة للأفراد من الأقليات الذين لم شاركوا في الانتخاب أو لم يفوزوا فيها وهذا تطبيق لمبدأ المساواة والشمولية الذي تسعى إليه الحركة الاولمبية والحركة الرياضية كما ذكرت في أول مقالة في هذا الموقع. مثل إشراك النسوة في عدد من اللجان وحسب الكفاءة مما يزيد مشاركتهن في قيادة الحركة الرياضية عن طريق اللجان كما يمكن ضم أشخاص من أقليات عرقية ودينية ... بشرط توفر الكفاءة.

    من العوامل التي قد تؤثر سلبا في عمل اللجنة هي:
    • عدم استغلال إمكانيات أعضاء اللجنة أو عدم العمل بآرائها من قبل المكتب التنفيذي واعتبارها مجرد تشكيل صوري فقط.
    • إبقاء اللجنة في عملها بالرغم من أن الحاجة إليها تكون قد اكتفت أو تكون قد زالت لتغير الظروف ومع ذلك لا تلغى.
    • تكليف اللجنة بأعمال أكثر من طاقتها مما يؤدي إلى احتراق وظيفي لأعضائها وعدم قدرتهم على مواصلة العمل بشكل وافي.
    • يصاب عمل المكتب التنفيذي بخلل عندما يشكل عدد كبير من اللجان والكثير منها يكون غير فعال ويشكل  عبئ على مصادر المكتب والمنظمة البشرية والمالية والمادية.
    • هندما يكون هناك خلاف في الرؤيا والفلسفة حول اللجان وعملها بين أعضاء المكتب أنفسهم مما يؤثر في توجه اللجنة أولا وفي تقويم عمل اللجنة ثانيا.
    • عندما تشكل اللجان دون أي تحديد للواجبات والصلاحيات والمسؤوليات والأهداف  التي تناط بهذه اللجان.

    هذا ويمكن تحديد اللجان التي تعد لجان دائمة أو مؤقتة بالرجوع إلى اللجنة الاولمبية الدولية والاتحادات الرياضية الدولية ومن ثم تشكيل اللجان على وفق ذلك. ولا ننسى أن تشكيل أي لجنة لا يعني شيء ما لم يهيأ لها سبل النجاح وخارطة عمل ومن ثم الإطلاع على تقاريرها بشكل جدي والعمل وفقها واللجان يمكن أن تساهم في إنجاح مسيرة المنظمة إذا اتخذ عملها بجدية من قبل أعضاء المكتب التنفيذي.

    نسخة للطباعة التعليقات: 0

    عضو المكتب التنفيذي

    عضو المكتب التنفيذي د. تيرس عوديشو عندما يرشح الهيئة العامة نفسه لعضوية المكتب التنفيذي انه بذلك يتطوع لوضع خدماته ومعارفه ووقته في خدمة مصالح المنظمة، لذا عليه أن ينفذ واجباته كعضو في المكتب التنفيذي بأسلوب مدني وأخلاقي...

    تقويم المكتب التنفيذي في المنظمات الرياضية

    تقويم المكتب التنفيذي في المنظمات الرياضية تناولت في مقالة سابقة موضوع هياكل المنظمة الرياضية (الهيئة العامة والمكتب التنفيذي والإدارة) وكيف أن، المكتب التنفيذي (أو مجلس إدارة) هو من يوجه المنظمة ويدير دفتها في المسار الذي ترسمه...

    المكتب التنفيذي

    المكتب التنفيذي ذَكَرتُ في المقالة السابقة ان هيكلية المنظمة الرياضية غير الحكومية اللاربحية تتكون من الهيئة العامة الذي يمكن ان تُشَبَه ببرلمان المنظمة ومكتب تنفيذي او مجلس ادارة الذي يمثل السلطة التنفيذية والادارة التي تمثل...

    أسس منح الميزانية السنوية للاتحادات الوطنية

    أسس منح الميزانية السنوية للاتحادات الوطنية توسعت واجبات واحتياجات المنظمات الرياضية الوطنية بمستوى لا يمكن أن تؤدي رسالتها دون أن تتوفر لديها الأموال الكافية لذلك، وفي معظم الأحيان تأتي هذه الأموال عن طريق منظمة حكومية أو شبه...

    ×

    رسالة الموقع

    نعتذر عزيزي مجموعة الـ الزوار غير مسموح لها باستخادم خاصية التعليقات .
    فضلاً قم بالتسجيل لتتمكن من التعليق على المواضيع
يوليو 2021 (4)
ابريل 2021 (3)
مارس 2021 (8)
فبراير 2021 (5)
يناير 2021 (6)
ديسمبر 2020 (2)
© Copyright 2020 - المكتبة الرياضية الشاملة.